就職・転職活動のメール鉄則マナー【例文有】~あなたは大丈夫?面接のお礼メールや面接辞退の伝え方~

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就職や転職活動中にやり取りするメールでの言葉遣いや態度は、採用担当者から見たあなたの印象を大きく左右します。

というのも、あらかじめ内容が決められている履歴書などの書類とは違い、メールはリアルタイムで行われる会話のキャッチボール。素の言葉遣いや態度が現れやすいからです。

そこで今回は、必ず守りたいメールのマナーや採用担当者に良い印象を与えるメールの例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね! 

(写真素材:iStock.com/vm)
メールは社会人にとっての必須スキルです。中には毎日数十通もメールでやり取りをしている方もいるのではないでしょうか。だからこそ「メールのマナーなんてできて当たり前!」と思うかもしれませんが、メールに慣れている社会人にも落とし穴があります。

それは「メールの一般的なマナーだと思っていたことが会社独自のルールだった」というケース。

働いているうちに会社独自のルールが身に付いてしまい、基本的なメールのマナーを忘れてしまうことも実は多いのです。学生の場合も、授業やサークル活動などでメールを送ることがあると思いますが、自然と独自のルールを作ってしまっていることがあります。
面接の日程調整やお礼のメールを志望企業にするときには、一般的なマナーに沿ったメールを送りたいですよね。

そこで、まずは最低限守りたい4つのメールマナーをご紹介します!  

鉄則その1:24時間以内に返信する

もちろんすぐに企業からの連絡に返信するのが理想ではありますが、平日の日中に志望企業からのメールに気が付いても業務中であったり学生の方は授業があったりと返信できませんよね。
日中に返信する時間がある方は、先方の業務時間内に返信できるとベストですが、マナーとしては24時間以内に返信できれば問題ありません。なるべく深夜の時間は避けつつ、勤務が終わってから返信しましょう。夜遅くにしかメールを返信できないという場合は、ぜひ送信予約機能も活用してみてください。
「後でメールしようと思って返信を忘れてしまった…」ということがないよう、注意してくださいね!  

鉄則その2:メール本文の構成は「先方の名前・挨拶・内容・締め・署名」

どのようなメールも「先方の名前・挨拶・内容・締め・署名」の構成に沿って作成されています。メールの返信に悩んだ際は、この構成に正しく沿っているか確認しましょう。
メールの文章に悩むこともあると思いますが、マナーさえ守っていれば大きなマイナスの印象は与えないと考えられます。困ったときほど、この記事で紹介しているようなメールの基礎に立ち返りましょう。

鉄則その3:件名は「用件・名前」で簡潔に分かりやすく(Re:は残してOK)

メールの件名は用件がひと目で分かるように、簡潔に書きましょう。採用担当者はその他の候補者ともメールをしている可能性が高いので、名前も記載することで気遣い力がアピールでき、好印象を抱いてもらいやすくなります。
また、返信する場合は、「Re:」を残したままで問題ありません。過去のやり取りが確認できるよう、もらったメールの本文を残した形で返信するようにしましょう。 

鉄則その4:CCのアドレスは残して返信する

返信の際は先方からのメールのCCに入っているアドレスをそのまま残すように注意します。
というのも、CCには「メインではないが、メールの用件を知っておいてほしい人」のアドレスを入れているからです。そのため、就職・転職活動でのやり取りに限らずビジネスメールではCCを入れたままやり取りをするのが基本です。
就職・転職活動中によく使うメールの例文をご紹介します!企業にメールを送る場合はこちらを参考にしてください。先方の担当者の名前が分からない場合は、「採用担当者様」と記載すると良いでしょう。
面接日程をこちらから指定する場合のメールを掲載しています。面接の候補日は3つ以上提示しましょう。もし志望企業から電話ではなくメールで日程調整の連絡が来た場合は、件名は変えずに返信するようにしてくださいね!

【件名】面接の日程調整に関するお願い(氏名)
【本文】

株式会社●●●●
●● ●●様

お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいております、
●● ●●(氏名)と申します。

面接の日程調整のご連絡をいただき、
誠にありがとうございます。
希望日程を下記に記載いたします。

第1希望 ●月●日(●) ●時~▲時
第2希望 ●月●日(●) ●時~▲時
第3希望 ●月●日(●) ●時~▲時

上記でのご都合はいかがでしょうか。
ご確認、ご検討いただけますと幸いです。

お忙しいところ、大変恐縮ではございますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

==============
名前
住所
携帯番号
メールアドレス
============== 

面接の後にはお礼メールをその日中に送りましょう。面接中の会話を思い出し、印象的だった話などを書いておくとメールを受け取った担当者から好感が持たれやすくなります。

【件名】○月○日、面接のお礼(氏名)
【本文】

株式会社●●●●
●● ●●様

お世話になっております。
本日、面接をしていただきました、
●● ●●(氏名)です。

ご多忙な中、面接の機会をいただき、
誠にありがとうございました。

●●様のお話を伺い、貴社の事業内容や、
活躍するために必要なスキルについての理解を深めることができ、
貴社でお役に立ちたいという気持ちが一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展、ご活躍をお祈り申し上げます。

==============
名前
住所
携帯番号
メールアドレス
==============

何か理由があって面接を辞退する場合、必ず事前に連絡をしましょう。企業もあなたのために時間を確保しています。辞退しなくてはいけないと決まったらすぐに連絡してください。

【件名】面接辞退のご連絡(氏名)
【本文】

株式会社●●●●
●● ●●様

●月●日に面接のお時間を頂戴しております
●● ●●(氏名)です。

大変申し訳ございませんが、
一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく
この度ご連絡を差し上げました。

日程を調整していただいたにもかかわらず、
誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、
メールでのご連絡になりましたこと、
重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

==============
名前
住所
携帯番号
メールアドレス
==============

面接の結果がどんなに気になったとしても、すぐに問い合わせるのはご法度。2週間以上連絡がない場合や企業から伝えられた連絡のタイミングを過ぎた場合に限り、連絡してみましょう。問い合わせが早いと「せかされている」と感じて、印象が悪くなってしまう可能性があります。

【件名】●月●日の面接結果につきまして(氏名)
【本文】

株式会社●●●●
●● ●●様

いつもお世話になっております。
●● ●●(氏名)です。
先日は面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。

●月●日に貴社の面接にお伺いしましたが、
選考結果につきまして、いつ頃ご連絡をいただけるか
お教えいただくことは可能でしょうか。

本来ならば面接時に確認すべきところ
大変失礼とは存じますが、ご教示頂けますと幸いです。

ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

==============
名前
住所
携帯番号
メールアドレス
==============

内定の連絡が来たら、なるべく早めに返信しましょう。電話で入社意志を伝えると誠意が伝わるのでおススメですが、担当者が不在だった場合や現職で先方の営業時間内に電話の時間が取れない場合はメールで連絡を入れましょう。面接の日程調整のときのように、電話ではなくメールで連絡が来た場合は、件名は変えずに返信するようにしてくださいね!  

【件名】内定承諾のご連絡(氏名)
【本文】

株式会社●●●●
●● ●●様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました、
●● ●●(氏名)です。

先ほどお電話させていただきましたが、
ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

貴社からの内定を謹んでお受けさせていただきたく、
ご連絡いたしました。

入社後は、一日でも早く貢献できるよう努力して参りますので、
これからどうぞよろしくお願いいたします。

つきましては、今後の流れについてお教えいただきたく存じます。
必要な書類等ございましたらご教示ください。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

==============
名前
住所
携帯番号
メールアドレス
============== 


メールは志望企業の採用担当者とあなたを繋いでくれる大切なもの。対応を丁寧に行うことが、「志望度が高い」「活躍してくれそう」など、採用に有利に働くきっかけにもなります。

「ビジネスメールは慣れているから」「この間も同じようなメール送ったから大丈夫」とマナーを確認しないで失礼なメールを送ってしまわないよう、気を付けてくださいね!  

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