あがらない会議のコツ～ビジネスパーソンのためのあがり症克服法Part.5～

一般社団法人あがり症克服協会代表理事の鳥谷朝代です。

第1回は「あがらない自己紹介」、第2回は「電話応対」、第3回は「朝礼」、第4回は「商談」の苦手克服法について取り上げてきました。

日本人は会議好きと言われています。

コロナの影響で在宅ワークとなっている方でも、日々オンラインで会議の時間が多いのは変わらないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。私の経験でも、下手すると日中ずっと会議で、定時後にようやく自分の作業ができるというケースもあったりしました。

会議は、多くの人の意見をまとめ、全体として一つの目的に向かうために必要なものでもあります。
しかし、機会が多いわりに苦手意識を持っていらっしゃる方が多いのも事実です。

静まりかえった空気、意見を求められた時や上手く進められなかった時の不安など、人前で話すうえで苦痛となる条件が重なっているからです。私のレッスンにいらっしゃる生徒さんでも、司会進行やちょっとした発言でもひどく緊張してしまい声が震える、といったお悩みの方が後を絶ちません。

1. ファシリテーター
2. 発表者
3. それ以外の参加者  

それぞれの役割ごとに、あがり対策のポイントをお伝えしていきます。

ファシリテーターとは会議の進行役です。はじめの一言、議題の区切り、締めの一言など、節目節目で的確な発言や冷静な状況判断が求められます。そのため会議前には、「収拾がつかず時間内に目的が達成できなかったらどうしよう・・・」と不安を抱くことがあると思います。
不安はあがりの原因となりますので、できるだけ不安をなくすために次の3つのポイントを事前に整理しておきましょう。

(1)会議の目的の整理
多くの人が集まると、あれこれと議論が散らかって、いつの間にか課題が増えただけで、何も解決していないまま会議終了ということが往々にしてあります。これは、ファシリテーターが最も不安に思うことのひとつです。
そのため、会議の目的を必ず事前に発表者に確認しておきましょう。話がどこか行きそうになっても立ち戻ることができます。

(2)アジェンダの整理
時間管理も大切です。限られた時間内で進行するために、議題が何であるかの確認と、議論に何分必要であるかを発表者に確認しておきましょう。
会議中の時間管理は、その会議の空気を穏やかにします。人は時間を奪われるとイライラするものです。
必要以上にドキドキしないで済むように積極的に時間管理をしましょう。

(3)参加者の整理
誰が参加するのかが分からなければ、当然不安は募りますね。当日のあがりを抑えるためにも、参加者は事前に確認しておきましょう。
そして参加者は多ければいいというわけではありません。会議の目的にそぐわない参加者がいたら、絞るようにしましょう。 

事前準備を行っておくことは言うまでもありませんが、資料作成をして黙読するだけではなく、必ず声に出して読み、どれくらい時間がかかるのか確認しておきましょう。

書き言葉（文章）と話し言葉は違います。
資料は完璧に準備をしていても、いざ話すと場の雰囲気や参加者の理解度に合わせた説明がうまくできず、ペースが乱れてあがりにつながってしまうことがよくあります。

書いてあることをそのまま読み上げると、聞き手とコミュニケーションをとっている感じがせず、一方的に見られている意識が高まるのでオススメしません。
伝えたいポイントをまとめておき、なるべく聞いてくれる人の顔を見ながら、理解度を確認しつつ話すようにしましょう。

また、事前に資料を会議の参加者に送っておくと、参加者の理解が早いので説明のプレッシャーが軽減されるのでオススメです。 

会議では、ファシリテーターや発表者以外も発言を求められることがあります。心構えとして、会議に出たら「発言の練習をするまたとないチャンス！」と思って１回は発言することを目標にしましょう。

「できれば当たりたくない…」と逃げ腰でいると、いざ当たったときにあがりに襲われます。自分で行動を起こした場合、やらされる場合と比べてあがりは下がります。
座る場所は、指定がなければなるべくファシリテーターの側に座ると良いです。さりげない発言も会話のように聞いてもらえるため、思ったことをすぐに発言しやすいというメリットがあります。
なかなか発言できないポジションにいると、いざ発言するときに段々と勇気が必要になってきます。なるべく早いうちに発言することで、その場がホームになって気持ちが楽になります。

発言できないときでも、相槌をするだけでだいぶ違います。「発言を求められるのを待つ」のではなく「発言するチャンスを逃さない」というスタンスでいるようにしましょう。
そうすればあがりが軽減されていくことを実感できるようになっていきます。 

最後に、コロナ禍で増えているオンライン会議でのあがり対策ポイントをひとつ。